În era digitalizării, eficiența și transparența proceselor de afaceri sunt priorități pentru companii și pentru administrațiile fiscale. România a implementat un sistem național de facturare electronică, cunoscut sub numele de RO e-Factura, un pas major spre alinierea la standardele europene de digitalizare fiscală.
Acest sistem modernizează modul în care companiile emit și transmit facturile, reducând astfel birocrația și riscul de evaziune fiscală. Haideți să aflăm ce este RO e-Factura și cum funcționează.
Ce este RO e-Factura?
RO e-Factura este un sistem electronic de facturare, lansat în România în anul 2021, care permite companiilor să trimită facturi direct către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) și către partenerii de afaceri printr-o platformă digitală securizată.
Acest sistem de facturare electronică este parte dintr-un efort mai larg de digitalizare a administrației fiscale, facilitând monitorizarea și controlul tranzacțiilor comerciale.
Unul dintre scopurile principale ale sistemului RO e-Factura este să asigure transparența și să reducă riscurile legate de fraudele fiscale. Prin digitalizarea procesului de facturare, ANAF poate verifica în timp real validitatea și conformitatea facturilor, ajutând astfel la combaterea evaziunii fiscale și la creșterea încrederii în relațiile comerciale.
Cum funcționează RO e-Factura?
RO e-Factura funcționează prin intermediul unei platforme online unde furnizorii și beneficiarii de bunuri și servicii pot să trimită și să primească facturi într-un format standardizat, denumit XML. Procesul de utilizare a sistemului este simplu și eficient, structurat în câteva etape esențiale:
- Înregistrarea în sistem: Companiile care doresc să utilizeze RO e-Factura trebuie să fie înregistrate în platforma online a ANAF. Procesul de înregistrare presupune crearea unui cont și obținerea acreditărilor necesare pentru accesul la sistem. De asemenea, se poate opta pentru integrarea cu un soft de contabilitate care să faciliteze transmiterea facturilor.
- Crearea facturii în format standardizat: După înregistrare, companiile emit facturile în formatul XML, conform specificațiilor tehnice puse la dispoziție de ANAF. Acest format permite structurarea clară a informațiilor și poate fi citit automat de sistemele electronice ale administrației fiscale.
- Transmiterea facturii către ANAF: Facturile emise sunt transmise prin intermediul platformei e-Factura direct către ANAF, care verifică corectitudinea și conformitatea documentului. Dacă factura îndeplinește toate cerințele legale și tehnice, aceasta primește un număr unic de identificare și este validată.
- Transmiterea facturii către beneficiar: Odată validată, factura poate fi descărcată și transmisă către beneficiar prin platforma RO e-Factura. Acesta poate accesa documentul și îl poate procesa pentru contabilitate, fără a fi nevoie de alte documente pe hârtie.
- Arhivarea electronica a facturii: Facturile transmise prin RO e-Factura sunt stocate electronic atât în arhiva beneficiarului, cât și în cea a ANAF. Această arhivare digitală este conformă cu reglementările fiscale și oferă acces rapid la documente în caz de controale sau audituri.
Avantajele sistemului RO e-Factura
RO e-Factura aduce multiple beneficii atât pentru companii, cât și pentru administrația fiscală, facilitând un proces de facturare mai rapid, mai transparent și mai sigur. Printre principalele avantaje se numără:
- Eficiență și reducerea birocrației: Prin eliminarea documentelor fizice și a timpii necesari pentru trimiterea facturilor pe hârtie, RO e-Factura contribuie la eficientizarea proceselor de afaceri și la reducerea birocrației.
- Costuri reduse: Utilizarea facturilor electronice reduce costurile asociate cu printarea, trimiterea și stocarea documentelor fizice. Companiile pot economisi sume importante pe termen lung.
- Transparență și control: RO e-Factura oferă un nivel ridicat de transparență, deoarece toate facturile sunt înregistrate electronic și pot fi monitorizate în timp real de ANAF. Acest lucru reduce riscul de evaziune fiscală și contribuie la crearea unui mediu de afaceri mai echitabil.
- Siguranță și confidențialitate: Documentele transmise prin RO e-Factura sunt securizate, asigurând confidențialitatea datelor și protejarea împotriva fraudelor și pierderii de informații.
- Alinierea la standardele europene: Implementarea RO e-Factura este un pas important în alinierea la directivele și standardele Uniunii Europene privind digitalizarea serviciilor publice și comerciale. În multe țări europene, facturarea electronică este deja obligatorie, iar România se înscrie în acest trend european.
Cine trebuie să utilizeze RO e-Factura?
Conform reglementărilor actuale, utilizarea RO e-Factura este obligatorie pentru anumite categorii de tranzacții. De exemplu, companiile care furnizează bunuri sau servicii către instituții publice sunt obligate să folosească acest sistem pentru toate facturile emise.
În plus, firmele din anumite sectoare de activitate considerate cu risc ridicat de evaziune, cum ar fi industria alimentară sau cea de construcții, sunt de asemenea obligate să folosească RO e-Factura.
Pentru alte tipuri de tranzacții, companiile pot opta pentru utilizarea voluntară a sistemului, beneficiind astfel de avantajele oferite de digitalizarea facturării.
Cum poate fi implementat sistemul RO e-Factura în compania ta?
Implementarea RO e-Factura într-o companie este un proces relativ simplu, mai ales dacă firma utilizează deja un soft de contabilitate care poate fi integrat cu platforma ANAF.
În cazul în care compania nu deține un astfel de software, există diverse opțiuni pe piață, de la soluții ERP complexe până la programe de facturare mai accesibile, care facilitează transmiterea automată a facturilor către ANAF.
Companiile interesate trebuie să se asigure că personalul responsabil cu emiterea facturilor este familiarizat cu cerințele specifice ale sistemului și că documentele sunt pregătite în formatul XML necesar.
RO e-Factura reprezintă un pas semnificativ spre modernizarea și eficientizarea sistemului fiscal din România. Prin intermediul acestui sistem național de facturare electronică, companiile se bucură de un proces de facturare mai rapid, mai sigur și mai transparent.
Totodată, statul își atinge obiectivul de a reduce evaziunea fiscală și de a crea un mediu de afaceri mai echitabil.
Pe măsură ce România avansează în direcția digitalizării, RO e-Factura va juca un rol central în transformarea modului în care companiile și administrația fiscală colaborează, contribuind la construirea unui sistem economic mai solid și mai transparent.